Extension « Objectifs » et version simplifiée

• L’extension « Objectifs » a pour but de pouvoir qualifier plus facilement les objectifs d’un atelier en donnant des cas courants d’objectifs, qu’il faudra bien sûr adapter au contexte
• L’extension objectifs se décline en plusieurs aspects
• Le Deck « Ressenti cible » qui concerne ce qu’on souhaite déclencher comme sentiments chez les participants
• Le Deck « Résultat opérationnel » qui concerne ce qu’on souhaite atteindre d’un point de vue opérationnel (livrables, règles, processus, …)
• Le plateau complémentaire « Objectifs » qui qualifie l’avant, le pendant et l’après atelier

A vide : le plateau permet de placer rapidement vos objectifs, pré-requis et ambitions pour ce qui suivra votre atelier

Extension « Rôles »

• L’extension « Rôles» a pour but de pouvoir qualifier les différents rôles à tenir pendant l’atelier ou l’événement
• Les rôles peuvent concerner les moments dirigés (type atelier, réunion, …) ou des moments à circulation libre (cocktail, pause, buffet, forum…)

Extension « Invités »

• L’extension « Invités » a pour but de faire poser les différents types d’invités pour l’événement conçu, jusqu’aux personnes non invitées à l’événement.
• Les cartes invitées sont rangées suivant différentes distances
• L’extension invités est dans une section supplémentaire à considérer en amont et/ou en aval de la conception du déroulement
• Pour chaque distance, on fait la liste des invités. Pour chaque invité ou groupe d’invité, on se pose la question de la distance.

Extension « État des invités »

• L’extension « Etat des invités » permet de mieux se représenter et se projeter dans quel état les invités seront à différents moments de l’atelier.
• S’imaginer l’état des invités permet de mieux équilibrer l’atelier, en ajustant les modalités des activités à divers moments. Cela permet de concevoir un atelier plus fluide ou équilibré si besoin.
• Par exemple, si on s’imagine que les invités seront intellectuellement fatigués à un certain moment de l’atelier, on peut choisir d’insérer une pause, une activité créative, etc.

Extension « État initial du collectif »

• L’extension « Etat initial du collectif » permet de mieux se représenter et se projeter dans quel état sont les invités collectivement au début de l’atelier.
• Il permet de poser le contexte humain, ce qui aide à réfléchir ensuite aux autres éléments et de prendre en compte le contexte plutôt que de ne construire que sur objectif
• S’imaginer l’état du collectif permet de mieux équilibrer l’atelier, en ajustant les modalités des activités à divers moments. Cela permet de concevoir un atelier plus fluide ou équilibré si besoin.
• Par exemple, si on s’imagine que les invités seront très divisés ou en conflit, on peut imaginer des activités de partage ou de dialogue plutôt que de la prise de décision directement.
• Toutes les cartes ne sont pas à absolument utiliser, seules celles que vous pensez pertinentes (influentes sur le déroulement ou les objectifs) sont à prendre en compte et partager.

Extension « Préparation de l’événement »

• L’extension « Préparation de l’événement » aide les organisateurs à préparer l’atelier, au-delà de juste le définir.
• Cette extension vise à réduire les risques d’oublis de dernier moment, réduire les flous, et les stress qui y sont associés
• La préparation de l’événement est décomposée ici en plusieurs dimensions :
  • A.La préparation matérielle
  • B.La préparation du collectif
  • C.La préparation individuelle du collectif

Dans les événements, voici des exemples ce qui peut arriver lors d’une mauvaise préparation matérielle :

• Chacun pensait que c’était un autre organisateur qui devait réserver une des salles
• Les organisateurs oublient qui range, qui récupère le matériel, et la moitié s’en vont en laissant les autres faire
• On se rappelle au dernier moment qu’on était en charge de préparer un matériel en particulier
• Les présentations (slides) ont été préparées, mais personne n’a apporté d’ordinateur pour les afficher.
• Il y a un effet de délégation par défaut dans l’équipe d’organisation (« Quand je ne sais pas qui s’occupe de quelque chose, c’est que ce sont les autres» )
• Il y a un effet de délégation implicite dans l’équipe d’organisation (« Comme la dernière fois, c’est Alice qui a fait cette tâche, cette fois ci aussi ça sera elle ».)
• On oublie qu’un matériel doit être parfois réservé, préparé, ouvert aux participants, fermé aux participants, rangé.

Pour chaque matériel, vous pouvez remplir un tableau équivalent à celui-ci-dessus. Ces tableaux sont faits pour démarrer la discussion et ne pas oublier un des aspects du cycle de vie d’une gestion de matériel.

EXEMPLE :

L’événement a besoin d’une grande salle. Grâce au tableau, l’équipe s’organise

• Alice s’occupe de la réservation d’ici le jour de l’événement.
• Bob s’occupe d’ouvrir la salle aux participants au début de l’événement.
• Charlie fermera la salle à la fin de l’événement

• Lors de la préparation d’un événement, particulièrement un événement d’envergure, il y a souvent beaucoup d’informations réparties un peu partout (documents, messages, salles de discussions, petites notes mentales…)
• Cette dispersion augmente les chances d’oublis, le stress « d’avoir oublié quelque chose », le travail « pour retrouver ce qu’il y avait à faire », et peut multiplier les points de rappel.
• Cette somme d’informations informelles de dernière minute rend plus difficile les remplacements, les aides, les soutiens.
• Dans cette partie des workshop design cards, on se propose de créer une fiche individuelle pour les différents organisateurs. Cette fiche individuelle n’est pas parfaite, car elle ne couvre pas les imprévus, mais constitue un récapitulatif utile pour s’y retrouver.
• La fiche permet aussi parfois de se rendre compte d’un excédent de charge, ou d’une impossibilité (exemple : quelqu’un qui doit se retrouver à deux endroits à la fois)

Les événements de grande taille peuvent parfois avoir des imprévus ou des incertitudes qui dont on aura les réponses en direct le jour même. Exemples : des participants qui ne sont pas allés au bon endroit, du matériel qui tombe en panne, du retard.

La gestion de ces imprévus en direct peut nécessiter de la coordination entre les organisateurs, et parfois une prise de décision. Une mauvaise gestion de ces crises peut prendre la forme de :

• Messages d’urgence et questions qui sont écrits dans le vide (personne ne les a vu, ou bien bien trop tard)
• Indécision qui fait traîner un problème (par exemple, des participants qui attendent une décision des organisateurs)
• Décision prise sans concertation qui créé des effets de bords (par exemple, la décision de se déplacer dans une autre salle prise par un organisateur, ce qui pousse un autre pas prévenu à aller dans une autre salle)

Cette partie des Workshop Design Cards est une checklist de questions à se poser en tant que collectif d’organisateurs, en préparation du jour J.