Les communautés de transmission sont avant tout des collectifs de personnes au sein desquelles va se créer, capitaliser et partager de la connaissance. Mais – et ce n’est pas rien – elles favorisent aussi rencontres et d’épanouissement personnel !

Cet article présente 7 situations difficiles, directement tirées du réel, dans lesquelles établir une communauté peut se révéler une solution pertinente.

Pour que ça soit plus concret, imaginez que vous travailliez dans un cabinet de conseil de plusieurs milliers de personnes, avec différentes populations (Nouveaux arrivants, juniors, seniors), une grande diversité de sujets (des plus classiques aux plus émergents), de types de missions et bien-sûr une forte exigence de la part de vos clients.

• Responsables d’activité qui ont l’intuition que les communautés sont utiles sans savoir par quel angle les aborder
• Responsables Knowledge Management qui souhaiteraient combiner approches documentaires et outillage avec les logiques de communautés et les enjeux RH
• Responsables Formation qui souhaiteraient davantage dialoguer avec les responsables d’activités, travailler conjointement avec d’autres départements non directement identifiés « formation »…mais qui en font indirectement.

Vivons heureux vivons cachés – vraiment ?

Au fil des ans, les consultants gagnent en compétences et en connaissances. Or celles-ci ne sont pas forcément connues ni suffisamment valorisées et on se retrouve souvent à se demander qui contacter : pour répondre à une question ponctuelle, pour animer une formation en interne ou en externe, pour intervenir en rendez-vous commercial ou être positionné sur une mission, etc

Une communauté de transmission donne toute sa place aux sachants de votre entreprise pour créer et partager leurs connaissances dans les meilleures conditions. Cela peut se traduire par exemple par un rendez-vous régulier où les membres viennent à tour de rôle avec une problématique et dont chacun ressort avec des éléments de réponse, ressources ou a minima des pistes de réflexion.

Ce type de rendez-vous ne nécessite pas forcément de formalisation et en sortie les différents membres se connaissent suffisamment pour se recontacter ensuite et sont motivés pour repartager ensuite leurs productions.

Help ! Help is all I need

Un consultant peut rapidement être dépassé pour d’une part trouver les ressources nécessaires à sa mission et d’autre part trouver le temps de se former au fil de l’eau sur les nombreux sujets qui font l’actualité de vos clients. Dans le meilleur des cas, il est « bien » entouré et trouve auprès de ses collègues et de son encadrement ce dont il a besoin, au moment où il en a besoin. Dans le pire des cas, il se retrouve à chercher dans son coin (comprendre « sur internet » ! ) des ressources publiques et à composer avec ce qu’il aura trouvé.

Une communauté de transmission s’inscrit dans le moyen / long terme. Elle a vocation à réunir jeunes et moins jeunes autour d’un thème, d’un secteur, d’une méthodologie pour que chacun puisse y trouver des connaissances et dans le même temps contribuer à les enrichir à travers des échanges synchrones ou asynchrones, sur un ton léger ou plus sérieux, spécifiques ou éclectiques.

En s’impliquant dans une ou plusieurs communautés, un consultant constitue progressivement son réseau et dans le même temps se fait connaitre des autres membres qui savent qu’il travaille sur tel ou tel sujet, peut donner un coup de main sur telle ou telle chantier.

Experts ? Ex-Pères ? Aix-Pairs ?

La valeur apportée par les cabinets de conseil réside dans son capital humain : le savoir, le savoir-faire, le savoir-être de ses consultants. Et c’est – sans surprise – ce que leurs clients leur achète ! Or ils peuvent légitimement se poser les questions suivantes : « Les consultants qui travailleront à mes côtés maitriseront-ils leur sujet ? Sauront-ils faire face à des imprévus au cours de la mission ? Puis-je leur faire confiance ? »

Les communautés de transmission sont les espaces privilégiés au sein desquels les consultants pourront venir se nourrir tout au long de leurs missions. Parce que d’autres avant eux sont intervenus chez ce client ou sur ce sujet, ils pourront facilement les solliciter et/ou accéder à leurs livrables ou à leurs retours d’expérience. Ou parce que le sujet est en cours de défrichage via de la veille, des discussions exploratoires ou des expérimentations en interne.

Les équipes commerciales face à leurs prospects ont donc l’assurance qu’en présentant ce que sait faire le cabinet ils ne mentent pas et que toutes les conditions seront effectivement réunies pour que les missions se déroulent avec succès.

On m’a parlé d’un trésor caché…

Individuellement chaque consultant est incité à faire de la veille. Certains l’intègrent à leur routine quotidienne, d’autres le font par nécessité dans le cadre de leurs missions. Malheureusement, ces efforts individuels ne sont pas toujours mis à profit au service du collectif en perdant au passage de l’énergie et des opportunités.

C’est ce qui se passe parfois suite à un rendez-vous commercial ou à la détection de signaux faibles sans qu’une suite soit donnée au sein du cabinet par manque de temps ou d’interlocuteurs à qui « passer le relais ». Une personne intéressée par le développement durable il y a 5 ans pouvait en être devenue experte « dans son coin » sans que ses collègues ou ses managers s’en soient rendus compte et la sollicitent pour intégrer cette thématique à l’offre du cabinet.

Rien de tel qu’une communauté de transmission pour qu’un sujet « orphelin » ne le reste pas ! Soit le sujet en question devient le point de départ d’une nouvelle communauté, soit il peut s’intégrer à une communauté existante pour être creusé, approfondi, discuté.

Ainsi les personnes intéressées de près ou de loin maintiennent le contact et s’enrichissent mutuellement jusqu’à potentiellement faire quelque chose de concret de ce sujet : une nouvelle offre, une brique dans un parcours de formation, une expérimentation en interne, un état de l’art réutilisable le moment venu, etc..

Cours Forrest !

Les départs font partie du quotidien des entreprises et particulièrement dans le secteur du conseil. Pourquoi quitter son entreprise ? La prise de conscience par la personne d’une inadéquation entre ce que lui offre l’entreprise et son besoin d’appartenance. La personne ne s’épanouit plus là où elle est et va donc chercher mieux ailleurs.

Appartenir à une ou plusieurs communautés de transmission ne va pas suffire à retenir un collaborateur s’il a décidé de quitter l’entreprise. En revanche cela peut clairement être un facteur d’épanouissement au quotidien pour lui.

Pourquoi ? Parce que la communauté va constituer tantôt un espace de respiration, tantôt un vivier de ressources, tantôt un lieu d’expérimentation en fonction de ses besoins. Et ce, même si son rôle au sein de l’entreprise évolue ou au contraire évolue peu ; si pendant quelques mois il éprouve des difficultés sur une mission, s’il s’y ennuie ou qu’il ne s’entend pas avec ses collègues en proximité.

Hors les murs

Il est coutume de dire que dans les grosses structures une réorganisation a lieu tous les 4-5 ans – arrivée d’un nouveau responsable, nouvel outil de gestion, nouveau projet structurant, rachat ou fusion…

Qu’elle qu’en soit l’origine, qui dit nouvelle organisation dit changement de responsabilité des uns et des autres, des libellés de poste, de la gouvernance et des processus. S’en suit une perte des repères que doivent surmonter les collaborateurs tout en étant aussi voire plus performants qu’auparavant.

Les communautés de transmission assurent le maintien du lien entre les personnes et la diffusion de connaissances. Elles sont au contraire des piliers sur lesquelles l’organisation doit pouvoir s’appuyer alors qu’elle opère sa mutation : soit en restant une communauté transversale, soit en devenant une structure à part entière si le besoin s’en fait ressentir.

On peut ainsi s’inspirer des organisations travaillant avec de nombreuses petites équipes qui se coordonnent en fonction des priorités du moment. Chaque membre est préparé à ce que l’activité et la composition de son équipe puisse changer régulièrement sous réserve qu’il appartienne à une ou plusieurs communautés au sein desquelles il (re)trouvera ses thèmes de prédilection et des ressources associées.

Et si on prenait l’air ?

Tout consultant bénéficie d’un parcours de formation avec assez classiquement un tronc commun obligatoire puis des modules de formation « à la carte » en fonction de ses besoins et appétences.

Même si l’offre de formation d’un grand cabinet de conseil est souvent bien fournie, elle ne répond que partiellement à ce dont les consultants ont parfois besoin à un instant t : faible nombre de sessions, formations non encore mises au catalogue, budget limité par personne, prérequis pour participer non remplis, durée d’une session trop longue par rapport au temps disponible par le consultant,…

Les communautés de transmission viennent en complément de l’offre de formation interne souvent pilotée par le département des ressources humaines. En effet, elles vont donner des occasions aux consultants d’expérimenter des mises en situations et de développer des savoir-être autant que des savoirs et savoir-faire.

Comment ? En se mettant en contact avec d’autres, en animant ou participant à des discussions avec des collègues aux profils variés, en travaillant à la production de livrables au niveau d’exigence proche de celui d’un client, etc. Elles peuvent elles-mêmes être à l’origine de la création d’une formation (ensuite généralisée à toute l’entreprise).